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Fiche synthétique de la copropriété

La fiche synthétique informe les copropriétaires sur le fonctionnement de la copropriété et l’état de l’immeuble. Cette fiche est obligatoire dans toutes les copropriétés. Elle doit être réalisée par le syndic de copropriété. Le syndic doit la mettre à jour tous les ans. Des sanctions sont prévues si le syndic ne respecte pas ces obligations.

Réalisation

La fiche synthétique doit être réalisée par le syndic de copropriété .

Cette fiche doit être datée et comporter le nom et la signature du syndic accompagné de son cachet.

À savoir

la fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés .

Contenu

La fiche synthétique doit impérativement mentionner certaines informations.

Identification de la copropriété, du syndic ou de l’administrateur provisoire

La fiche synthétique doit mentionner les éléments suivants :

Nom d’usage et adresse du syndicat de copropriétaires
Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat)
Numéro d’immatriculation de la copropriété et date de sa dernière mise à jour
Date d’établissement du règlement de copropriété et numéro identifiant d’établissement (Siret) du syndicat
Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic de copropriété ou administrateur provisoire ) et Siret
Cadre d’intervention du représentant légal (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur provisoire)

Organisation juridique de la copropriété

La fiche synthétique doit indiquer la nature du syndicat (principal/ secondaire ). Lorsqu’il s’agit d’un syndicat secondaire, la fiche doit également préciser le numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal.

Caractéristiques techniques de la copropriété

La fiche synthétique doit mentionner les éléments suivants :

Nombre total de lots de copropriété inscrits dans le règlement de copropriété en précisant leur usage (habitation, commerce, bureau)
Nombre de bâtiments et période de construction

Équipements de la copropriété

La fiche synthétique doit mentionner le type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, le type d’énergie utilisée.

Elle doit également mentionner le nombre d’ascenseurs.

Caractéristiques financières de la copropriété

1er exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale)

La fiche synthétique doit mentionner les dates de début et de fin de l’exercice comptable .

Exercice comptable clos (comptes approuvés par l’assemblée générale)

La fiche synthétique doit mentionner les éléments suivants :

Dates de début et de fin de l’exercice comptable et date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes
Montant des charges pour les opérations courantes et exceptionnelles
Montant des dettes de fournisseurs
Montant des impayés et nombre de copropriétaire débiteur dont la dette dépasse 300 €
Montant du fonds de travaux

Mise à jour

Le syndic doit mettre à jour la fiche synthétique tous les ans.

La mise à jour doit être faite dans les 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice comptable clos ont été approuvés.

Communication

La fiche synthétique peut être consultée par tout copropriétaire. La demande doit être formulée au syndic par tous moyens.

Les contrats de syndic doivent prévoir une pénalité financière forfaitaire chaque fois que le syndic ne transmet pas à un copropriétaire la fiche synthétique dans un délai de 1 mois à partir de sa demande. Cette pénalité peut être déduite de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale.